Trả lời email mỗi ngày là việc làm cần thiết - Ảnh: Internet
1. Dành thời gian trả lời email
Việc kiểm tra email thường xuyên sẽ khiến bạn mất tập trung vì phải phân tâm trả lời email trong khi đang làm việc. Tuy nhiên, việc quá nhiều thư đến sẽ làm bạn khó chịu mỗi khi vào email. Và chúng chỉ biến mất khi bạn bắt tay vào xử lí chúng. Lời khuyên chân thành là bạn nên dành 10-15 phút mỗi ngày chỉ dùng để xử lí email thay vì lên facebook hay tán gẫu với bạn bè. Điều này sẽ mang đến cho bạn cảm giác nhẹ nhàng hơn mỗi lần vào email và kiểm tra hộp thư đến.
2. Quyết định ngay là có trả lời hay không
Hãy quyết định nhanh nhất có thể rằng bạn có nên trả lời email đó hay không? - Ảnh: Internet
Bạn cần có quyết định nhanh chóng rằng mình có trả lời lá thư đó hay không, thậm chí “trong vòng chưa đến một nốt nhạc” để loại bỏ ngay những lá thư mà bạn cho rằng chúng không có giá trị và không quan trọng. Đôi khi, đối với một vài email, chỉ cần nhìn vào tên email, cách đặt tiêu đề là bạn có thể quyết định ngay mình có nên trả lời hay không.
Tuy nhiên, để tránh việc bỏ lỡ những nội dung quan trọng, bạn có thể phân loại cấp bậc email là mình sẽ trả lời: Trả lời ngay, xóa, để sau…Việc này sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian và làm những việc khác quan trọng hơn.
3. Cài chế độ trả lời tự động
Cài chế độ tự động sẽ giúp đối phương cảm thấy được tôn trọng - Ảnh minh họa: Internet
Lời khuyên chân thành là bạn nên cài ứng dụng này ngay bây giờ. Chế độ này sẽ mang lại nhiều lợi ích trong quá trình làm việc mà có thể bạn chưa từng nghĩ đến. Đầu tiên, chế độ mail trả lời tự động sẽ khiến đối phương cảm nhận bạn là một người làm việc chuyên nghiệp. Thứ hai, những lúc bạn cực kì bận rộn, đi công tác, du lịch nước ngoài mà không thể trả lời mail thì chế độ này cực kì có ích. Email tự động trả lời sẽ giúp bạn có thêm thời gian trả lời, tiến độ công việc cũng không bị ảnh hưởng mặc dù bạn không kiểm tra thường xuyên.
4.Trả lời email súc tích
Xu thế hiện nay là trả lời email ngắn gọn, xúc tích - Ảnh: Internet
Việc trả lời email vòng vo, dài dòng chỉ làm bạn tốn thời gian. Do đó thay vì viết thêm những điều không quan trọng, bạn nên dành thời gian để làm những điều khác có ý nghĩa hơn. Một email ngắn gọn, đủ ý, tập trung ngay vào vấn đề chính sẽ khiến người đọc dễ nắm được thông tin hơn. Bên cạnh đó, xu hướng viết email dài dòng đã lỗi thời, nó chỉ làm người đọc thấy mệt mỏi vì quá nhiều chữ.
5. Không đăng kí email tại những cửa hàng, dịch vụ
Đăng kí email làm việc tại những của hàng dịch vụ là điều không nên - Ảnh minh họa: Internet
Việc đăng kí email làm việc tại những cửa hàng, dịch vụ chỉ khiến email của bạn chìm ngập với những email khuyến mãi, quảng cáo.
Để tránh bị làm phiền, bạn có thể làm nhiều email và hạn chế sử dụng email làm việc cho những mục đích khác ngoại trừ công việc. Ngoài ra, bạn cũng có thể cài đặt tính năng bộ lọc thư rác, nó sẽ giúp bạn không phải nhìn thấy những email này.
AN AN (Tin8)